E-Rechnung in Lexware Office – Die Pflicht ab 2025 richtig umsetzen
15. Februar 2026 · 14 Min. Lesezeit
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Ab 2027 wird auch die Versandpflicht schrittweise eingeführt. Die gute Nachricht: Lexware Office unterstützt E-Rechnungen nativ – sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung.
In diesem Guide erfahren Sie alles, was Sie als Selbstständiger über die E-Rechnungspflicht wissen müssen – und wie Sie Lexware Office in 5 Minuten korrekt einrichten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – typischerweise XML-basiert. Zwei Formate sind in Deutschland etabliert:
| Format | Beschreibung | In Lexware Office |
|---|---|---|
| ZUGFeRD 2.0 | Hybridformat: PDF + eingebettete XML-Daten | ✅ Standard-Format |
| XRechnung | Reines XML-Format (kein PDF) | ✅ Unterstützt |
Mehr zu den Unterschieden finden Sie in unserem Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Zeitplan der E-Rechnungspflicht
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht – Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | Alle Unternehmen (B2B) |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen > 800.000 € Umsatz | Größere Unternehmen |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle – auch Kleinunternehmer | Alle Unternehmen (B2B) |
⚠️ Wichtig: Empfangspflicht gilt JETZT
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Die Übergangsregel (Papier mit Zustimmung) läuft Ende 2026 aus.
E-Rechnung in Lexware Office einrichten – 4 Schritte
Schritt 1: E-Rechnung aktivieren
- Öffnen Sie Ihr Lexware Office Dashboard
- Gehen Sie zu Einstellungen
- Wählen Sie E-Rechnung
- Aktivieren Sie die Funktion
Ab jetzt können Sie gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen.
Schritt 2: Stammdaten prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten vollständig sind:
- Firmenname und Rechtsform
- Vollständige Anschrift
- Steuernummer oder USt-ID (zwingend für E-Rechnungen)
- Bankverbindung
Schritt 3: Kundendaten aktualisieren
Für B2B-E-Rechnungen benötigt der Empfänger ebenfalls:
- Korrekte Firmenbezeichnung
- USt-ID oder Steuernummer
- Leitweg-ID (bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber)
Schritt 4: Test-E-Rechnung erstellen
Erstellen Sie eine Test-Rechnung und prüfen Sie:
- Wird die Rechnung als ZUGFeRD-konform gekennzeichnet?
- Sind alle Pflichtfelder befüllt?
- Kann der Empfänger die XML-Daten auslesen?
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Beim Empfang ändert sich kaum etwas an Ihrem Workflow. Sie laden Belege wie gewohnt in Lexware Office hoch. Aber achten Sie auf diese Details:
- Prüfen Sie die E-Rechnungskennzeichnung in den Belegdetails
- Lexware Office validiert automatisch, ob das Format korrekt ist
- Fehlerhafte oder veraltete Dateien werden als „sonstige Rechnungen" markiert – das ist keine gültige E-Rechnung
💡 Pro-Tipp: Automatische Validierung
Lexware Office prüft beim Upload automatisch, ob eine E-Rechnung dem ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung 3.0.1 Standard entspricht. Nur gültige Formate erhalten die E-Rechnungskennzeichnung. So vermeiden Sie Fehler bei der Vorsteuerabzugsberechtigung.
Typische Fehler bei der E-Rechnung
Fehler 1: PDF per E-Mail = E-Rechnung
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbare XML-Daten enthalten – entweder als ZUGFeRD (PDF + XML) oder als reine XRechnung (nur XML).
Fehler 2: Fehlende Validierung
E-Rechnungen müssen technisch valide sein. Das bedeutet:
- Format und Struktur müssen dem XML-Schema entsprechen
- Die Inhalte müssen technisch auslesbar und interpretierbar sein
- Nur ab ZUGFeRD 2.0 bzw. XRechnung 3.0.1 ist eine vollständige Prüfung möglich
Fehler 3: Unvollständige Stammdaten
Fehlt die Steuernummer oder USt-ID, sind Ihre E-Rechnungen nicht gesetzeskonform – und der Empfänger kann möglicherweise keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Vorteile der E-Rechnung in Lexware Office
- ✅ Automatische Validierung – Lexware Office prüft Format und Inhalt
- ✅ Gesetzeskonforme Formate – ZUGFeRD 2.0 und XRechnung nativ
- ✅ Plausibilitätsprüfungen – Steuerberechnung wird automatisch geprüft
- ✅ Integrierte Archivierung – Revisionssichere GoBD-konforme Ablage
- ✅ Regelmäßige Updates – Format-Standards werden automatisch aktualisiert
- ✅ Automatisierte Prozesse – Von der Belegdigitalisierung bis zur Buchung
Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik – sie gilt jetzt. Lexware Office macht die Umstellung so einfach wie möglich:
- ✅ E-Rechnung in den Einstellungen aktivieren
- ✅ Stammdaten (eigene + Kunden) prüfen
- ✅ Test-Rechnung erstellen und validieren
- ✅ Belege beim Upload auf E-Rechnungskennzeichnung prüfen
E-Rechnungen empfangen: Das müssen Sie jetzt tun
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In Lexware Office ist das bereits integriert:
- E-Mail-Postfach einrichten: Lexware Office bietet ein eigenes Beleg-Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen direkt senden können
- Automatische Erkennung: ZUGFeRD- und XRechnung-Formate werden automatisch erkannt und die strukturierten Daten ausgelesen
- Buchungsvorschlag: Die Software erstellt aus den E-Rechnungsdaten automatisch einen Buchungsvorschlag mit Betrag, Steuersatz und Kategorie
- Prüfung und Freigabe: Sie prüfen den Vorschlag und geben die Buchung mit einem Klick frei
💡 Pro-Tipp
Teilen Sie Ihren Lieferanten Ihr Lexware Office Beleg-Postfach als Rechnungsadresse mit. So landen eingehende E-Rechnungen automatisch in Ihrer Buchhaltung – ohne manuellen Upload. Das spart bei vielen Eingangsrechnungen deutlich Zeit.
E-Rechnungen versenden: Schritt für Schritt
So erstellen Sie E-Rechnungen in Lexware Office:
- Rechnung erstellen: Positionen, Kunde und Beträge wie gewohnt eingeben
- Format wählen: Beim Export zwischen ZUGFeRD (PDF+XML) oder XRechnung (reines XML) wählen
- Leitweg-ID eingeben: Bei XRechnungen an öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID des Empfängers eintragen
- Versand: Direkt per E-Mail aus Lexware Office oder als Download zur Übermittlung über Portale (z. B. ZRE des Bundes)
Mehr zu den Unterschieden zwischen den Formaten erfahren Sie in unserem Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung in Lexware Office
Brauche ich ein bestimmtes Tarif-Paket?
E-Rechnungsfunktionen sind in allen Lexware Office Tarifen enthalten – sowohl der Empfang als auch der Versand. Kein Upgrade erforderlich.
Was ist mit Reverse-Charge-Rechnungen?
Auch Reverse-Charge-Rechnungen können als E-Rechnung erstellt werden. Lexware Office setzt die entsprechenden Kennzeichen im XML automatisch.
Fazit: E-Rechnung jetzt einrichten
Die E-Rechnungspflicht ist da – warten Sie nicht. In Lexware Office ist die Einrichtung in wenigen Minuten erledigt, und Sie profitieren sofort von weniger manuellem Aufwand bei der Belegerfassung.
E-Rechnungsworkflow in 3 Minuten einrichten
Der schnellste Weg zur E-Rechnung in Lexware Office:
- Stammdaten prüfen: Firmenname, Adresse, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung – alles korrekt hinterlegt?
- Beleg-Postfach aktivieren: Unter Einstellungen → Belege das E-Mail-Postfach einrichten und Lieferanten die Adresse mitteilen
- Standard-Format wählen: Unter Rechnungseinstellungen ZUGFeRD als Standard für B2B-Rechnungen aktivieren
- Erste Testrechnung: Erstellen Sie eine Proberechnung im ZUGFeRD-Format und prüfen Sie das Ergebnis
E-Rechnung und GoBD-konforme Archivierung
Ein oft übersehener Vorteil: E-Rechnungen sind automatisch GoBD-konform archiviert, wenn Sie in Lexware Office erstellt oder empfangen werden. Die Software stellt sicher, dass:
- Alle Belege unveränderbar gespeichert werden
- Die Verfahrensdokumentation automatisch geführt wird
- Jeder Vorgang lückenlos nachvollziehbar ist
- Alle E-Rechnungen 10 Jahre lang im Original aufbewahrt werden
E-Rechnung einrichten lassen?
Wir aktivieren die E-Rechnung in Ihrem Lexware Office, prüfen Ihre Stammdaten und stellen sicher, dass alles gesetzeskonform funktioniert.