Jahresabschluss erstellen – Checkliste für Selbstständige 2026
15. Februar 2026 · 14 Min. Lesezeit
Der Jahresabschluss ist die Königsdisziplin der Buchhaltung. Ob EÜR oder Bilanz – am Ende jedes Geschäftsjahres steht die Pflicht, alle Zahlen zusammenzufassen. In diesem Guide erfahren Sie, was Sie wissen müssen.
EÜR oder Bilanz – Was brauchen Sie?
| Kriterium | EÜR | Bilanz + GuV |
|---|---|---|
| Umsatz | ≤ 800.000 € | > 800.000 € |
| Gewinn | ≤ 80.000 € | > 80.000 € |
| Rechtsform | Einzelunternehmer, Freiberufler | GmbH, UG, AG, KG, OHG |
| Komplexität | Einfach (Einnahmen − Ausgaben) | Umfangreich (Aktiva/Passiva) |
💡 Gut zu wissen
Freiberufler und Kleingewerbetreibende unter den Schwellenwerten können ihren Gewinn per EÜR ermitteln – die einfachere Variante. GmbH, UG und AG müssen immer bilanzieren.
Fristen für den Jahresabschluss 2025
- Ohne Steuerberater: 31. Juli 2026
- Mit Steuerberater: 28. Februar 2027
Bei verspäteter Abgabe droht ein Verspätungszuschlag von mindestens 25 € pro angefangenem Monat. Mehr dazu in unserem Steuertermine-Überblick.
Checkliste: Jahresabschluss vorbereiten
1. Bankkonten abstimmen
Stimmen Sie Ihre Bankkonten mit den Buchungen in Lexware Office ab. Prüfen Sie, ob der OPOS-Bestand (offene Posten) korrekt ist.
2. Belege vollständig erfassen
Alle Belege müssen im System sein. Nutzen Sie die Belegdigitalisierung, um keine Belege zu vergessen.
3. Periodenabgrenzung prüfen
Gehört eine Rechnung wirtschaftlich noch ins alte Jahr oder schon ins neue? Prüfen Sie:
- Vorausbezahlte Versicherungen
- Jahresbeiträge und Lizenzen
- Mietvorauszahlungen
4. Abschreibungen durchführen
Berechnen und buchen Sie die AfA (Absetzung für Abnutzung) für Ihre Wirtschaftsgüter. Seit 2021 gilt: GWG bis 800 € netto können sofort abgeschrieben werden.
5. Rückstellungen und Rücklagen prüfen
Bei Bilanzierung: Prüfen Sie Rückstellungen für Garantien, ausstehende Rechnungen und Steuerrücklagen.
6. Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Die UStVA-Summen des Jahres müssen mit der Jahreserklärung übereinstimmen. Prüfen Sie Differenzen frühzeitig.
7. Inventur (bei Bilanzpflicht)
Bilanzpflichtige Unternehmen müssen eine Inventur durchführen – die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden.
Steuertipps zum Jahresende
- Investitionsabzugsbetrag (IAB): Bis zu 50 % geplanter Anschaffungskosten vorab abziehen
- GWG ausnutzen: Kleinere Anschaffungen noch im alten Jahr tätigen
- Sonderabschreibung § 7g: Zusätzlich 20 % im Jahr der Anschaffung
- Gewinnverschiebung: Rechnungen erst im Januar stellen oder Einkäufe vorziehen
5 häufige Fehler
- Belege fehlen: Fehlende Belege führen zu Schätzungen durch das Finanzamt
- Privatentnahmen vergessen: Private Nutzung von Firmengegenständen nicht erklärt
- Falsche Abschreibungsdauer: Nutzungsdauer nicht korrekt angesetzt
- Periodenabgrenzung ignoriert: Einnahmen und Ausgaben dem falschen Jahr zugeordnet
- Frist verpasst: Automatischer Verspätungszuschlag seit 2019
Jahresabschluss mit Lexware Office
Lexware Office unterstützt Sie beim Jahresabschluss durch:
- Automatische EÜR-Erstellung
- DATEV-Export für Ihren Steuerberater
- Übersichtliche BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
- Automatische UStVA-Berechnung
Jahresabschluss-Checkliste: Was gehört dazu?
Je nach Unternehmensform umfasst Ihr Jahresabschluss unterschiedliche Bestandteile:
| Unternehmensform | Pflichtbestandteile |
|---|---|
| Freiberufler / EÜR | EÜR, USt-Jahreserklärung, ESt-Erklärung |
| Kleingewerbetreibende | EÜR, USt-Jahreserklärung, ESt-Erklärung, GewSt-Erklärung |
| GmbH / UG | Bilanz, GuV, Anhang, KSt-Erklärung, GewSt-Erklärung |
Der perfekte Zeitplan für den Jahresabschluss
Warten Sie nicht bis zum Steuertermins. Starten Sie den Jahresabschluss systematisch:
- Januar – März: Alle offenen Belege sammeln, Bankkonten abstimmen, offene Posten klären
- März – April: EÜR/Bilanz erstellen, Anlagenspiegel prüfen, Aufbewahrung sicherstellen
- April – Mai: Steuererklärungen vorbereiten, ELSTER-Übermittlung
- Bis 31. Juli: Abgabe ohne Steuerberater (mit StB: Ende Februar Folgejahr)
💡 Pro-Tipp
Nutzen Sie die Quartalsplanung, um den Jahresabschluss vorzubereiten. Wer quartalsweise seine Zahlen prüft, hat am Jahresende keine bösen Überraschungen und der Abschluss ist in wenigen Stunden erledigt.
Die 10 häufigsten Fehler beim Jahresabschluss
- Belege fehlen: Lückenhafte Belegerfassung führt zu Problemen bei der Betriebsprüfung
- Bankkonten nicht abgestimmt: Der Saldo in der Buchhaltung muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen
- Privatentnahmen nicht gebucht: Geldflüsse zwischen privat und geschäftlich müssen dokumentiert sein
- Abschreibungen vergessen: Alle Anlagegüter müssen korrekt fortgeschrieben werden
- Umsatzsteuer nicht abgestimmt: Die Summe der UStVAs muss zur Jahreserklärung passen
- Steuertermine verpasst: Alle Fristen im Blick behalten
- Rückstellungen vergessen: Erwartete Ausgaben (z. B. Steuerberaterkosten) für das Geschäftsjahr buchen
- GWG nicht korrekt behandelt: Geringwertige Wirtschaftsgüter müssen im Anlagenspiegel auftauchen oder sofort abgeschrieben werden
- Fahrtenbuch lückenhaft: Bei Firmenwagen ohne 1-%-Regelung muss das Fahrtenbuch lückenlos sein
- Inventur vergessen: Gewerbetreibende mit Warenbestand müssen zum Jahresende eine Inventur durchführen
Jahresabschluss mit Lexware Office
In Lexware Office wird der Jahresabschluss maximal vereinfacht:
- Automatische EÜR: Wird aus Ihren laufenden Buchungen generiert – kein manuelles Ausfüllen von Formularen
- Anlagenspiegel: Alle Wirtschaftsgüter werden automatisch verwaltet und abgeschrieben
- DATEV-Export: Falls Ihr Steuerberater den Abschluss macht, exportieren Sie alle Daten per Klick
- ELSTER-Übermittlung: Umsatzsteuer- und Einkommensteuerklärung direkt ans Finanzamt senden
Fazit: Jahresabschluss muss kein Stress sein
Der Schlüssel zum stressfreien Jahresabschluss ist laufende Buchführung. Wer seine Belege zeitnah digitalisiert, den Bankabgleich regelmäßig durchführt und quartalsweise seine Zahlen prüft, erstellt den Jahresabschluss in wenigen Stunden statt in wenigen Wochen.
EÜR vs. Bilanz: Was müssen Sie erstellen?
Die Art Ihres Jahresabschlusses hängt von Ihrer Unternehmensform und Größe ab:
- Einzelunternehmer und Freiberufler: In den meisten Fällen genügt eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese ist deutlich einfacher als eine Bilanz.
- Gewerbetreibende über den Grenzen: Bei mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn müssen Sie eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.
- GmbH und UG: Immer bilanzierungspflichtig – mit Bilanz, GuV und Anhang.
Für die meisten Selbstständigen, die mit Lexware Office arbeiten, ist die EÜR der Standard. Sie stellt Einnahmen und Ausgaben gegenüber und ermittelt den Gewinn nach dem Zufluss-/Abflussprinzip.
Umsatzsteuer-Jahreserklärung nicht vergessen
Teil des Jahresabschlusses ist auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Diese fasst alle UStVA-Meldungen des Jahres zusammen. Lexware Office berechnet automatisch:
- Gesamte vereinnahmte Umsatzsteuer
- Gesamte gezahlte Vorsteuer
- Differenz zu den bereits geleisteten Vorauszahlungen
- Nachzahlung oder Erstattungsanspruch
Digitaler Jahresabschluss: ELSTER und DATEV
Alle Steuererklärungen müssen seit Jahren elektronisch eingereicht werden. Lexware Office bietet zwei Wege:
- Direkter ELSTER-Export: EÜR und Umsatzsteuererklärung direkt aus der Software ans Finanzamt übermitteln
- DATEV-Export: Wenn Ihr Steuerberater den Abschluss erstellt, exportieren Sie alle Buchungsdaten per DATEV-Schnittstelle
Rücklagen für den Jahresabschluss bilden
Planen Sie bereits unterjährig für den Jahresabschluss:
- Steuerrücklage: Legen Sie monatlich 25–30 % Ihres Gewinns auf ein separates Steuerkonto
- Nachzahlungen einplanen: Besonders im Gründungsjahr oder bei steigenden Umsätzen drohen hohe Nachzahlungen
- Vorauszahlungen anpassen: Melden Sie geänderte Gewinnerwartungen dem Finanzamt, um die Vorauszahlungen anzupassen
💡 Pro-Tipp
Richten Sie eine automatische Überweisung von 30 % jeder Einnahme auf ein separates Steuerkonto ein. So sind Sie beim Jahresabschluss nicht von Nachzahlungen überrascht und Ihre Liquidität bleibt geschützt.
Die 5 häufigsten Fehler beim Jahresabschluss
- Fehlende Belege: Betriebsausgaben ohne Beleg werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Scannen Sie jeden Beleg sofort mit der Lexware Office App und archivieren Sie ihn GoBD-konform
- Falsche Zuordnung: Private Ausgaben als Betriebsausgaben verbuchen ist strafbar. Bei gemischter Nutzung nur den betrieblichen Anteil ansetzen
- Aufbewahrungsfristen ignoriert: Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – digital und GoBD-konform
- Abschreibungen vergessen: GWG und laufende AfA für alle Anlagegüter korrekt erfassen
- Fristen überzogen: Ohne Steuerberater: Abgabe bis 31.07. Mit Steuerberater: bis 28.02. des übernächsten Jahres
Jahresabschluss-Kalender: Wann machen Sie was?
| Zeitraum | Aufgabe |
|---|---|
| Januar | Alle Dezember-Buchungen abschließen, letzte Belege zuordnen |
| Februar | Kontenabstimmung, offene Posten bereinigen |
| März–Mai | EÜR erstellen, Steuererklärungen vorbereiten |
| Bis 31.07. | Abgabe beim Finanzamt (ohne Steuerberater) |
Jahresabschluss stressfrei vorbereiten?
Wir richten Lexware Office so ein, dass Ihr Jahresabschluss weitgehend automatisiert vorbereitet wird – inklusive DATEV-Export für Ihren Steuerberater.