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Kreditkartenabrechnung in Lexware Office richtig buchen – Prepaid, Debit & Kreditkarte

15. Februar 2026 · 12 Min. Lesezeit

Kreditkartenabrechnung buchen – Prepaid, Debit, Credit Card Workflows

Die Kreditkartenabrechnung ist einer der häufigsten Stolpersteine in der Buchhaltung für Selbstständige. Wo buche ich die Einzelumsätze? Warum stimmt die Sammelbuchung auf dem Bankkonto nicht mit den Belegen überein? Und wie verhindere ich ein buchhalterisches Chaos?

Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Kreditkarte Sie nutzen. In diesem Guide erklären wir die drei häufigsten Kartenarten und den jeweils korrekten Buchungsworkflow in Lexware Office.

Die drei Arten von Kreditkarten – und warum das für die Buchhaltung wichtig ist

Kartentyp Funktionsweise Abrechnung Eigenes Konto nötig?
Prepaid Vorab Guthaben aufladen, dann bezahlen Abrechnung über aufgeladenes Guthaben ✅ Ja
Kreditkarte (Charge) Zahlung auf Kredit, monatliche Sammelabbuchung Monatliche Gesamtabrechnung ✅ Ja
Debitkarte Sofortige 1:1 Abbuchung vom Girokonto Keine separate Abrechnung ❌ Nein

⚠️ Der häufigste Fehler

Viele Selbstständige versuchen, alle Kreditkartenbelege der Sammelbuchung auf dem Bankkonto zuzuordnen. Das führt zu Chaos! Bei einer Prepaid-Karte stimmen die Beträge fast nie – weil das Guthaben selten auf 0 aufgebraucht wird. Lösung: Kreditkarte als eigenes Konto in Lexware Office anlegen.

Schritt 1: Kreditkarte als Bankkonto in Lexware Office anlegen

Der sauberste Weg für Prepaid- und Charge-Kreditkarten: Legen Sie die Karte als eigenes Offlinekonto in Lexware Office an.

  1. Navigieren Sie zu Finanzen → Konten
  2. Klicken Sie auf „+ Konto hinzufügen"
  3. Wählen Sie „Offlinekonto"
  4. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z. B. „Kreditkarte Visa Business"
  5. Optional: Legen Sie die Kontonummer fest (z. B. die letzten 4 Ziffern Ihrer Karte)

Alternativ bieten viele Banken eine direkte Kreditkartenanbindung über die Bankschnittstelle an. Prüfen Sie unter Finanzen → Konto hinzufügen, ob Ihre Bank/Karte als Online-Anbindung verfügbar ist. Wenn ja, werden die Umsätze automatisch importiert.

💡 Pro-Tipp

Nutzen Sie für Ihr Business immer eine eigene Kreditkarte – trennen Sie geschäftliche und private Ausgaben konsequent. Das spart bei der Steuererklärung enorm viel Zeit und vermeidet Fehler bei der Vorsteuer-Zuordnung.

Schritt 2: Buchungsworkflow nach Kartentyp

Workflow A: Prepaid-Kreditkarte

Bei der Prepaid-Karte wird erst aufgeladen, dann bezahlt:

  1. Aufladung buchen: Sie überweisen z. B. 500 € von Ihrem Geschäftskonto auf die Kreditkarte
    • Bankkonto: 500 € Geldabgang
    • Kreditkartenkonto: 500 € Geldeingang
    • → Buchen Sie den Geldabgang auf dem Bankkonto als „Umbuchung" zum Kreditkartenkonto
  2. Einzelzahlungen buchen: Auf dem Kreditkartenkonto erscheinen die einzelnen Zahlungen
    • Ordnen Sie jedem Umsatz den passenden Beleg (Rechnung, Quittung) zu
    • Wählen Sie die korrekte Ausgabenkategorie
  3. Neue Aufladung: Wenn das Guthaben aufgebraucht ist, laden Sie erneut auf → Workflow beginnt von vorn

Workflow B: Charge-Kreditkarte (die „normale" Kreditkarte)

Bei der Charge-Karte wird erst bezahlt, dann abgerechnet:

  1. Einzelzahlungen buchen: Auf dem Kreditkartenkonto erscheinen die einzelnen Zahlungen im Laufe des Monats
    • Ordnen Sie jedem Umsatz den passenden Beleg zu
    • Das Kreditkartenkonto zeigt einen wachsenden negativen Saldo (= Ihre Schuld gegenüber der Bank)
  2. Monatsabrechnung buchen: Am Monatsende bucht die Bank die Gesamtsumme von Ihrem Girokonto ab
    • Bankkonto: Geldabgang in Höhe der Gesamtsumme
    • Kreditkartenkonto: Geldeingang in gleicher Höhe → Saldo wieder bei 0
    • → Buchen Sie den Geldabgang auf dem Bankkonto als „Umbuchung" zum Kreditkartenkonto

Workflow C: Debitkarte – der einfache Fall

Bei der Debitkarte werden Zahlungen sofort 1:1 vom Girokonto abgebucht. Es gibt keine separate Kreditkartenabrechnung.

  • Sie brauchen kein eigenes Konto in Lexware Office
  • Ordnen Sie die Abbuchungen auf dem Bankkonto direkt den Belegen zu
  • Der Workflow ist identisch mit normalen Banküberweisungen

Sonderfälle und häufige Fragen

Jahresgebühr der Kreditkarte

Die Jahresgebühr ist eine Betriebsausgabe und wird als „Kontoführungsgebühren" oder „Nebenkosten des Geldverkehrs" (SKR04: 6855 / SKR03: 4970) gebucht. In Lexware Office wählen Sie einfach die Kategorie „Kosten der Kontoführung".

Kreditkartenzinsen

Falls bei einer Revolving-Kreditkarte Zinsen anfallen, sind diese als Zinsaufwand buchbar – Kategorie „Zinsen und ähnliche Aufwendungen".

Fremdwährungen und Umrechnungskurse

Haben Sie im Ausland in Fremdwährung bezahlt, zeigt die Kreditkartenabrechnung den umgerechneten Euro-Betrag. Buchen Sie diesen Betrag. Eventuelle Währungsumrechnungsgebühren sind als Nebenkosten des Geldverkehrs buchbar.

Rückbuchungen und Gutschriften

Wenn Sie eine Zahlung zurückerhalten (Retoure, stornierter Kauf), erscheint eine Gutschrift auf dem Kreditkartenkonto. Buchen Sie diese als Stornobuchung zur ursprünglichen Ausgabe.

💡 Pro-Tipp: CSV-Import als Alternative

Wenn Ihre Kreditkarte keine direkte Bankanbindung unterstützt, können Sie die Umsätze als CSV-Datei exportieren und in das Offlinekonto importieren. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe der Einzelumsätze. Wie das geht, erfahren Sie in unserem CSV-Import Guide.

Checkliste: Kreditkarte in Lexware Office

  • ✅ Geschäftliche Kreditkarte nutzen (privat/geschäftlich trennen)
  • ✅ Kartentyp identifizieren (Prepaid, Charge oder Debit)
  • ✅ Bei Prepaid/Charge: Eigenes Konto in Lexware Office anlegen
  • ✅ Einzelumsätze auf dem Kreditkartenkonto den Belegen zuordnen
  • ✅ Sammelabbuchung auf dem Bankkonto als Umbuchung buchen
  • ✅ Monatlich prüfen: Kreditkartenkonto-Saldo = 0 (bei Charge)
  • ✅ Jahresgebühr als Betriebsausgabe erfassen

Kreditkartenbuchungen richtig zuordnen

Der häufigste Fehler bei Kreditkartenbuchungen: Die Abrechnung als eine einzige Buchung erfassen, statt die einzelnen Transaktionen den richtigen Kategorien zuzuordnen.

So machen Sie es richtig:

  1. Einzelbuchungen: Jede Kreditkartentransaktion muss einer Ausgabenkategorie zugeordnet werden (Bewirtung, Büromaterial, Reise etc.)
  2. Belege zuordnen: Laden Sie für jede Transaktion den passenden Beleg hoch
  3. Private Nutzung trennen: Privattransaktionen auf der Business-Kreditkarte als private Entnahme buchen
  4. Vorsteuer prüfen: Bei jeder Buchung den korrekten Steuersatz erfassen

💡 Pro-Tipp

Nutzen Sie eine separate Business-Kreditkarte ausschließlich für geschäftliche Ausgaben. So vermeiden Sie die aufwändige Trennung privater und geschäftlicher Transaktionen und haben bei der Betriebsprüfung einen sauberen Nachweis.

Fremdwährungen und Kreditkarte

Bei Zahlungen in Fremdwährung (z. B. Software-Abos in USD) sind besondere Buchungsregeln zu beachten:

  • Umrechnungskurs: Es gilt der Kurs zum Zeitpunkt der Abbuchung, nicht der Transaktion
  • Fremdwährungsgebühren: Die Kartengebühr ist eine separate Betriebsausgabe
  • Vorsteuer: Bei Leistungen aus dem EU-Ausland greift ggf. das Reverse-Charge-Verfahren

Jahresgebühren und Zinsen als Betriebsausgabe

Die Jahresgebühr Ihrer Business-Kreditkarte ist vollständig als Betriebsausgabe absetzbar. Eventuelle Zinsen bei Teilzahlung ebenfalls – allerdings sollten Sie Teilzahlung vermeiden, da die Zinsen meist deutlich über 15 % liegen.

Fazit: Kreditkarte als Buchhaltungs-Werkzeug

Eine korrekt eingerichtete Business-Kreditkarte in Lexware Office automatisiert einen Großteil Ihrer Ausgabenbuchungen. Nutzen Sie den automatischen Bankabgleich, ordnen Sie Belege zeitnah zu und halten Sie private Nutzung konsequent getrennt.

Kreditkartenabrechnung und UStVA

Bei der Umsatzsteuervoranmeldung gelten für Kreditkartenabrechnungen besondere Regeln:

  • Zeitpunkt der Ausgabe: Es zählt das Datum der Kreditkartentransaktion, nicht das Datum der monatlichen Abrechnung
  • Vorsteuer: Die Vorsteuer können Sie in dem Monat geltend machen, in dem die Leistung erbracht und die Rechnung ausgestellt wurde
  • Anbieter-Rechnungen: Bei Online-Käufen gilt die Rechnung des Anbieters als Beleg, nicht die Kreditkartenabrechnung selbst

Typische Kreditkarten-Betriebsausgaben

Diese Ausgaben werden häufig per Kreditkarte bezahlt und sind voll absetzbar:

  • Software-Abos: Adobe, Microsoft 365, Cloud-Hosting, SaaS-Tools – oft nur per Kreditkarte zahlbar
  • Online-Werbung: Google Ads, Facebook/Instagram Ads, LinkedIn Ads
  • Geschäftsreisen: Flüge, Hotels, Mietwagen, Bahntickets
  • Bewirtungskosten: Restaurant-Rechnungen bei Kundenterminen (70 % absetzbar)
  • Fachliteratur: Online-Kurse, E-Books, Fachmagazine

Kreditkarte korrekt einrichten?

Wir richten Ihre Kreditkarte in Lexware Office ein – inklusive Offlinekonto, Bankanbindung und automatischer Belegzuordnung.