Kundenlisten in Lexware Office erstellen – 3 Wege für Auswertungen und Export
15. Februar 2026 · 10 Min. Lesezeit
Wer sind Ihre besten Kunden? Wie viele Neukunden haben Sie dieses Quartal gewonnen? Welche Kontakte haben ein bestimmtes Produkt gekauft? Kundenlisten sind ein mächtiges Werkzeug – und Lexware Office bietet drei clevere Wege, um sie zu erstellen und zu exportieren.
In diesem Guide zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Kontakte in Lexware Office einzeln, in Gruppen oder über Tags gefiltert exportieren – inklusive Praxisbeispielen für konkrete Auswertungen.
Weg 1: Einzelne Kontakte exportieren
Sie möchten schnell die Daten eines bestimmten Kunden oder Lieferanten als CSV exportieren? So geht's:
- Klicken Sie im Dashboard auf den Reiter „Kontakte"
- Geben Sie den Namen in das Suchfeld ein
- Warten Sie, bis der Datensatz unter dem Suchfeld angezeigt wird – klicken Sie ihn NICHT an
- Klicken Sie neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen" auf die drei Punkte (⋯)
- Wählen Sie „Kunden exportieren (CSV)"
⚠️ Häufiger Fehler
Klicken Sie den Datensatz nicht an! Damit öffnen Sie nur die Kontaktakte. Der Export funktioniert nur, wenn der Datensatz unter dem Suchfeld angezeigt wird, Sie aber auf die drei Punkte oben rechts klicken.
Weg 2: Mehrere Kontakte gleichzeitig exportieren
Sie möchten alle Kontakte mit einem bestimmten Namen oder Ihre gesamte Kontaktliste exportieren?
Gefiltert nach Name:
- Öffnen Sie den Reiter „Kontakte"
- Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein (z. B. einen Firmennamen)
- Alle passenden Kontakte werden unter dem Suchfeld angezeigt
- Klicken Sie keinen Datensatz an, sondern direkt auf die drei Punkte → „Kunden exportieren (CSV)"
Komplette Kontaktliste exportieren:
- Lassen Sie das Suchfeld leer
- Wählen Sie über die Reiter aus: „Kundenmanager", „Lieferantenmanager" oder „Alle"
- Klicken Sie auf die drei Punkte → „Kunden exportieren (CSV)"
Wichtig: Es werden immer genau die Datensätze exportiert, die unter dem Suchfeld angezeigt werden. Das Suchfeld funktioniert also gleichzeitig als Filter.
Weg 3: Tags verwenden – Kontakte nach Kriterien filtern
Die mächtigste Methode: Tags (Kategorien) ermöglichen es Ihnen, Kontakte mit individuellen Schlagworten zu versehen und gezielt zu filtern.
Tags anlegen
- Öffnen Sie „Kontakte" → „+ Neuen Kontakt anlegen"
- Füllen Sie die Stammdaten aus
- Klicken Sie auf „+TAGS"
- Geben Sie den gewünschten Tag-Namen ein (z. B. „VIP", „Workshop-Teilnehmer", „Coaching-2026")
- Drücken Sie Enter – der Tag wird erstellt
Bestehenden Kontakten Tags zuweisen
- Suchen Sie den Kontakt über das Suchfeld und klicken Sie ihn an
- In der Kontaktakte finden Sie links das Feld „Tag (Kategorie)"
- Geben Sie den gewünschten Tag ein und wählen Sie ihn aus dem Dropdown
💡 Pro-Tipp: Tags verwalten
Klicken Sie neben dem Tag-Suchfeld auf das Zahnrad-Symbol. Dort sehen Sie alle angelegten Tags, können sie umbenennen, löschen und sehen, wie oft jeder Tag verwendet wird.
Kontakte nach Tags filtern und exportieren
- Öffnen Sie „Kontakte"
- Lassen Sie das Suchfeld leer
- Klicken Sie neben dem Suchfeld auf die drei Linien → „Filter"
- Wählen Sie den gewünschten Tag
- Alle Kontakte mit diesem Tag werden angezeigt
- Exportieren Sie über die drei Punkte → „Kunden exportieren (CSV)"
Praxisbeispiele: Welche Auswertungen sind möglich?
Mit einer cleveren Tag-Strategie können Sie Lexware Office quasi als Mini-CRM nutzen:
| Frage | Tag-Strategie |
|---|---|
| Wie viele Neukunden pro Quartal? | Tag: „Neukunde-Q1-2026", „Neukunde-Q2-2026" etc. |
| Wer hat Produkt X gekauft? | Tag: „Coaching", „Onlinekurs", „Workshop" |
| Welche Kunden kamen über Empfehlung? | Tag: „Empfehlung", „Google", „Instagram" |
| Wer ist ein VIP-Kunde? | Tag: „VIP" oder „A-Kunde" |
| Welche Kunden brauchen einen Newsletter? | Tag: „Newsletter" → Export als CSV für Mailchimp o. Ä. |
CSV-Export: Was kommt in der Datei an?
Der CSV-Export aus Lexware Office enthält standardmäßig:
- Kundennummer
- Firma / Name / Vorname
- Straße, PLZ, Ort, Land
- E-Mail-Adresse
- Telefon / Mobil
- Tags / Kategorien
- Steuernummer / USt-ID (bei Geschäftskunden)
Die CSV-Datei können Sie direkt in Excel, Google Sheets oder Ihre Newsletter-Software (z. B. Mailchimp, CleverReach) importieren.
💡 Pro-Tipp: Regelmäßige Auswertungen
Exportieren Sie Ihre Kundenlisten quartalsweise für Ihre Quartalsplanung. So erkennen Sie Trends: Wächst die Kundenbasis? Kommen mehr Empfehlungen? Welche Kanäle funktionieren?
Fazit: Kundenlisten als Business-Intelligence
Kundenlisten in Lexware Office sind mehr als nur ein Adressbuch – sie sind ein strategisches Werkzeug, wenn Sie Tags richtig einsetzen:
- ✅ Weg 1: Einzelkontakt suchen und als CSV exportieren
- ✅ Weg 2: Mehrere Kontakte oder die gesamte Liste exportieren
- ✅ Weg 3: Tags als Filter für gezielte Auswertungen nutzen
Denken Sie beim Anlegen neuer Kontakte immer daran, sofort die passenden Tags zu vergeben – so bauen Sie über die Zeit eine wertvolle Kundendatenbank auf.
Kundenlisten segmentieren: Praxis-Tipps
Eine gut gepflegte Kundenliste ist mehr als eine Adressdatenbank. Mit Segmentierung können Sie gezielt arbeiten:
- Nach Umsatz: A-Kunden (Top 20 %, 80 % Umsatz), B-Kunden (nächste 30 %), C-Kunden (restliche 50 %) – Fokussieren Sie Ihre Zeit auf A-Kunden
- Nach Zahlungsverhalten: Pünktliche Zahler vs. Dauermahner – passen Sie Zahlungsziele und Mahnrhythmus an
- Nach Branche: Gruppieren Sie Kunden nach Branche für gezielte Angebote und Kommunikation
- Nach Aktivität: Aktive Kunden vs. inaktive Kontakte – reaktivieren Sie schlafende Kundenbeziehungen
💡 Pro-Tipp
Nutzen Sie die Notizfunktion in Lexware Office für kundenspezifische Informationen: Geburtstage, Vorlieben, letzte Gesprächsthemen. Persönliche Ansprache stärkt die Kundenbindung und kostet nichts – außer einer Minute Dokumentation nach jedem Kontakt.
Kundendaten für die Rechnungsstellung
Saubere Kundendaten beschleunigen Ihre Rechnungsstellung erheblich:
- Pflichtfelder ausfüllen: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. (bei B2B), Ansprechpartner, E-Mail
- Zahlungsbedingungen hinterlegen: Standard-Zahlungsziel (z. B. 14 Tage), Skonto-Vereinbarungen
- E-Rechnungs-Präferenzen: Welche Kunden wollen ZUGFeRD, XRechnung oder klassische PDF?
- Serienrechnungen: Wiederkehrende Kunden für automatische Rechnungsstellung markieren
Kundenlisten und Datenschutz (DSGVO)
Jede Kundenliste unterliegt der DSGVO. Beachten Sie:
- Zweckbindung: Kundendaten dürfen nur für den vereinbarten Zweck genutzt werden
- Löschfristen: Inaktive Kunden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen
- Auskunftsrecht: Kunden können jederzeit Auskunft über gespeicherte Daten verlangen
Fazit: Kundenlisten als strategisches Werkzeug
Eine gut gepflegte Kundenliste ist kein Verwaltungsaufwand – sie ist ein strategisches Werkzeug für Umsatzwachstum, effiziente Rechnungsstellung und bessere Kundenbindung. Investieren Sie regelmäßig 30 Minuten pro Monat in die Pflege Ihrer Kontaktdaten.
Von der Kundenliste zur Kundenstrategie
Nutzen Sie Ihre Kundendaten strategisch:
- Umsatzanalyse: Welche 20 % Ihrer Kunden machen 80 % Ihres Umsatzes aus? Investieren Sie hier mehr Zeit in Beziehungspflege.
- Zahlungsverhalten: Setzen Sie für säumige Zahler kürzere Zahlungsziele oder Vorkasse. Belohnen Sie pünktliche Zahler mit Skonti.
- Cross-Selling: Welche zusätzlichen Leistungen könnten für bestehende Kunden relevant sein?
- Reaktivierung: Kontaktieren Sie Kunden, die seit über 6 Monaten nicht bestellt haben, mit einem persönlichen Angebot.
Import und Export von Kundendaten
Lexware Office macht den Umgang mit Kundendaten flexibel:
- CSV-Import: Bestehende Kundenlisten aus Excel, Google Sheets oder anderer Software importieren
- DATEV-Export: Kundenstammdaten zusammen mit Buchungen an Ihren Steuerberater übertragen
- Duplikate bereinigen: Vor dem Import prüfen, ob Kunden bereits im System vorhanden sind, um doppelte Einträge zu vermeiden
Kontaktmanagement optimieren?
Wir richten Ihre Tag-Strategie in Lexware Office ein und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kundendaten für Marketing und Quartalsplanung nutzen.