Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) – Fristen, Formular und Tipps
15. Februar 2026 · 11 Min. Lesezeit
Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine der wichtigsten steuerlichen Pflichten für Selbstständige und Unternehmer in Deutschland. Jeden Monat oder jedes Quartal müssen Sie dem Finanzamt melden, wie viel Umsatzsteuer Sie eingenommen und wie viel Vorsteuer Sie gezahlt haben. Die Differenz – Ihre Zahllast – müssen Sie fristgerecht überweisen.
Klingt kompliziert? Ist es nicht, wenn Sie die richtigen Werkzeuge nutzen. In diesem Guide erklären wir Ihnen alles, was Sie über die UStVA wissen müssen: Wer sie abgeben muss, welche Fristen gelten, wie die Dauerfristverlängerung funktioniert und wie Sie mit Lexware Office den ganzen Prozess automatisieren.
Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?
Die UStVA ist eine regelmäßige Steuermeldung an das Finanzamt. Mit ihr erklären Sie für einen bestimmten Zeitraum (Monat oder Quartal):
- Vereinnahmte Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer, die Sie auf Ihren Rechnungen an Kunden ausgewiesen haben (19 % oder 7 %)
- Abzugsfähige Vorsteuer: Die Umsatzsteuer, die Sie selbst auf Eingangsrechnungen (Miete, Material, Software etc.) gezahlt haben
- Zahllast oder Erstattung: Ist die USt höher als die Vorsteuer, zahlen Sie die Differenz ans Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher, erhalten Sie eine Erstattung
Die UStVA ist also eine Vorauszahlung auf Ihre jährliche Umsatzsteuererklärung. Am Jahresende gleicht das Finanzamt die Voranmeldungen mit der Jahreserklärung ab.
Wer muss die UStVA abgeben?
Grundsätzlich jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer in Deutschland. Das betrifft Einzelunternehmer, Freiberufler, GbRs, GmbHs und alle anderen Unternehmensformen.
Ausnahmen – diese Gruppen sind befreit:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie weisen keine Umsatzsteuer aus und geben nur eine vereinfachte Jahreserklärung ab
- Unternehmer mit einer Vorjahres-Steuerlast unter 1.000 € – das Finanzamt kann sie von der UStVA befreien (aber nicht immer automatisch!)
💡 Pro-Tipp
Auch wenn Sie als Kleinunternehmer keine UStVA abgeben müssen, sollten Sie Ihre Umsatzgrenzen regelmäßig prüfen. Seit 2025 liegt die Vorjahresgrenze bei 25.000 € und die Live-Grenze im laufenden Jahr bei 100.000 €. Überschreiten Sie diese, werden Sie umsatzsteuerpflichtig – und müssen sofort UStVAs abgeben.
Monatlich oder vierteljährlich? Die Abgabeintervalle
Wie oft Sie die UStVA abgeben müssen, hängt von Ihrer Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres ab:
| Zahllast Vorjahr | Abgabe | Beispiel |
|---|---|---|
| Über 7.500 € | Monatlich | 12 UStVAs pro Jahr |
| 1.001 – 7.500 € | Vierteljährlich | 4 UStVAs pro Jahr |
| Bis 1.000 € | Befreit (möglich) | Nur Jahreserklärung |
| Existenzgründer (2 Jahre) | Monatlich | Immer, unabhängig vom Umsatz |
Wichtig für Existenzgründer: In den ersten zwei Kalenderjahren nach Gründung müssen Sie die UStVA immer monatlich abgeben – egal wie niedrig Ihr Umsatz ist. Das Finanzamt möchte so die Korrektheit Ihrer Angaben engmaschig prüfen.
Fristen und Termine 2026
Die UStVA muss bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingehen. Bei vierteljährlicher Abgabe gilt der 10. des auf das Quartal folgenden Monats.
Übersicht der UStVA-Termine 2026 (monatlich)
| Zeitraum | Frist (ohne DVL) | Frist (mit DVL) |
|---|---|---|
| Januar 2026 | 10.02.2026 | 10.03.2026 |
| Q1 2026 | 10.04.2026 | 10.05.2026 |
| Q2 2026 | 10.07.2026 | 10.08.2026 |
| Dezember 2026 | 10.01.2027 | 10.02.2027 |
Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Alle Steuertermine für Selbstständige finden Sie in unserem separaten Guide.
Dauerfristverlängerung – einen Monat mehr Zeit
Die Dauerfristverlängerung verschiebt Ihre Abgabefrist um einen vollen Monat. Statt am 10. des Folgemonats haben Sie bis zum 10. des übernächsten Monats Zeit.
So beantragen Sie die Dauerfristverlängerung
- Antrag einmalig über ELSTER stellen (Formular „Antrag auf Dauerfristverlängerung")
- Der Antrag gilt ab Eingang beim Finanzamt und für alle folgenden Voranmeldungszeiträume
- Bei monatlicher Abgabe: Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Zahllast leisten
- Bei vierteljährlicher Abgabe: Keine Sondervorauszahlung nötig
💡 Pro-Tipp
Die Dauerfristverlängerung kostet Sie nichts – außer der Sondervorauszahlung, die ohnehin mit der Dezember-UStVA verrechnet wird. Beantragen Sie sie unbedingt, denn der zusätzliche Monat gibt Ihnen Puffer, falls Belege oder Bankauszüge noch fehlen.
UStVA berechnen: Schritt für Schritt
Die Berechnung der UStVA ist im Prinzip simpel:
Zahllast = Vereinnahmte Umsatzsteuer − Abzugsfähige Vorsteuer
Praxisbeispiel: UStVA für Januar 2026
Angenommen, Sie sind IT-Freelancer und haben im Januar folgende Geschäftsvorfälle:
Ausgangsrechnungen (Ihre Umsätze):
- Projekt A: 5.000 € netto + 950 € USt (19 %)
- Projekt B: 3.000 € netto + 570 € USt (19 %)
- Workshop: 2.000 € netto + 380 € USt (19 %)
- Gesamt USt: 1.900 €
Eingangsrechnungen (Ihre Ausgaben):
- Büromiete: 800 € netto + 152 € VSt
- Software-Abos: 200 € netto + 38 € VSt
- Büromaterial: 150 € netto + 28,50 € VSt
- Geschäftsessen: 100 € netto + 19 € VSt
- Gesamt VSt: 237,50 €
Zahllast: 1.900 € − 237,50 € = 1.662,50 €
Diesen Betrag überweisen Sie bis zum 10. Februar (oder 10. März mit Dauerfristverlängerung) ans Finanzamt.
Ist-Versteuerung vs. Soll-Versteuerung
Ein entscheidender Faktor für Ihre Liquidität: Wann wird die Umsatzsteuer fällig?
| Methode | USt fällig bei… | Wer kann sie nutzen? |
|---|---|---|
| Soll-Versteuerung | Rechnungsstellung | Alle (Standard) |
| Ist-Versteuerung | Zahlungseingang | Umsatz bis 800.000 € oder Freiberufler |
Bei der Soll-Versteuerung müssen Sie die USt abführen, sobald Sie die Rechnung stellen – auch wenn der Kunde noch gar nicht bezahlt hat. Das kann Ihre Liquidität belasten.
Die Ist-Versteuerung ist deutlich vorteilhafter: Die USt wird erst fällig, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht. Als Selbstständiger mit Umsätzen unter 800.000 € oder als Freiberufler können Sie die Ist-Versteuerung beim Finanzamt beantragen.
💡 Pro-Tipp
Beantragen Sie unbedingt die Ist-Versteuerung, wenn Sie berechtigt sind. Gerade bei Kunden mit langen Zahlungszielen (30-60 Tage) vermeiden Sie so, Umsatzsteuer abführen zu müssen, die noch gar nicht eingegangen ist. Den Antrag stellen Sie formlos beim Finanzamt oder direkt beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Die 5 häufigsten Fehler bei der UStVA
- Frist verpasst: Ab dem 11. des Monats drohen Verspätungszuschläge von bis zu 10 % der Zahllast (mindestens 25 € pro Monat). Richten Sie sich einen Kalender-Reminder ein oder nutzen Sie die automatische Erinnerung in Lexware Office.
- Vorsteuer vergessen: Jeder nicht erfasste Beleg kostet Sie bares Geld, weil die Vorsteuer nicht abgezogen wird. Scannen Sie Belege sofort.
- Falsche Steuersätze: 19 % und 7 % müssen korrekt zugeordnet werden. Achten Sie besonders bei Bewirtungskosten, Lebensmitteln und Büchern auf den ermäßigten Satz.
- Innergemeinschaftliche Erwerbe vergessen: Kaufen Sie Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland, gilt oft Reverse Charge – Sie müssen die USt selbst berechnen und in der UStVA angeben.
- Keine Dauerfristverlängerung beantragt: Der häufigste vermeidbare Fehler. Ein Antrag reicht und Sie haben dauerhaft einen Monat mehr Zeit.
UStVA mit Lexware Office: So einfach geht's
Lexware Office nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab. So funktioniert der UStVA-Workflow:
- Laufende Buchführung: Rechnungen schreiben und Belege erfassen – alles mit den korrekten Steuerschlüsseln
- Bankabgleich: Transaktionen über die Multibanking-Funktion automatisch abgleichen
- UStVA aufrufen: Unter Berichte → Umsatzsteuervoranmeldung den gewünschten Zeitraum wählen
- Prüfen: Lexware Office berechnet alle Werte automatisch aus Ihren Buchungen
- Direkte ELSTER-Übermittlung: Mit einem Klick senden Sie die UStVA direkt ans Finanzamt – kein ELSTER-Portal nötig
- Zahlung: Den Betrag ans Finanzamt überweisen (oder Erstattung abwarten)
💡 Pro-Tipp
Richten Sie sich einen festen UStVA-Tag ein – z. B. immer den 5. des Monats. An diesem Tag prüfen Sie alle Buchungen des Vormonats, gleichen offene Belege ab und übermitteln die UStVA. So haben Sie noch 5 Tage Puffer bis zur Frist am 10. (oder 35 Tage mit Dauerfristverlängerung).
UStVA und Jahreserklärung: Zusammenhang
Die UStVAs sind Vorauszahlungen auf Ihre Umsatzsteuerjahreserklärung. Am Jahresende erstellen Sie eine zusammenfassende Erklärung, in der alle monatlichen/quartalsweisen Voranmeldungen berücksichtigt werden.
Stimmen Ihre Voranmeldungen mit der Jahreserklärung überein, gibt es weder Nachzahlung noch Erstattung. In der Praxis ergeben sich aber oft kleine Differenzen – z. B. durch nachträglich erkannte Belege oder Korrekturen. Deshalb ist es wichtig, die laufende Buchhaltung sauber zu führen.
Fazit: UStVA muss nicht kompliziert sein
Die Umsatzsteuervoranmeldung wirkt auf den ersten Blick wie ein bürokratisches Monster – ist aber mit dem richtigen System schnell erledigt. Wenn Sie Ihre Belege laufend digitalisieren, den Bankabgleich nutzen und Lexware Office die Berechnung überlassen, dauert die UStVA maximal 15 Minuten pro Monat.
Vergessen Sie nicht: Dauerfristverlängerung beantragen, Ist-Versteuerung prüfen und einen festen UStVA-Tag einrichten. So haben Sie Ihre Umsatzsteuer dauerhaft im Griff.
UStVA automatisieren?
Wir richten Lexware Office so ein, dass Ihre UStVA mit wenigen Klicks fertig ist – inklusive Bankanbindung, Steuerschlüssel und ELSTER-Übermittlung.