Unterschied selbstständig und freiberuflich – Steuer, Recht & Buchhaltung
15. Februar 2026 · 11 Min. Lesezeit
„Ich bin selbstständig" – „Ich bin Freiberufler" – oft werden diese Begriffe synonym benutzt. Doch steuerlich und rechtlich gibt es erhebliche Unterschiede, die direkte Auswirkungen auf Ihre Gewerbepflicht, Ihre Steuerlast und Ihre Buchhaltung haben.
In diesem Artikel klären wir: Was genau ist der Unterschied? Welche Berufe sind freiberuflich? Und warum ist die Einordnung so wichtig für Ihre Finanzen?
Selbstständig vs. freiberuflich: Die Grundlagen
Der wichtigste Satz vorweg: Jeder Freiberufler ist selbstständig – aber nicht jeder Selbstständige ist Freiberufler.
„Selbstständig" ist der Oberbegriff für alle Personen, die nicht in einem Anstellungsverhältnis arbeiten. Darunter fallen:
- Freiberufler – üben einen sogenannten Katalogberuf aus (§ 18 EStG)
- Gewerbetreibende – betreiben ein Gewerbe (§ 15 EStG)
- Land- und Forstwirte – eigene Steuerklasse (§ 13 EStG)
Die entscheidende Frage ist also nicht ob Sie selbstständig sind, sondern welche Art der Selbstständigkeit vorliegt.
Welche Berufe sind freiberuflich? Die Katalogberufe
Das Einkommensteuergesetz (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG) listet die sogenannten Katalogberufe auf. Hier die wichtigsten:
Heilberufe
- Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
- Heilpraktiker, Physiotherapeuten
- Psychologen, Logopäden
Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsberatung
- Rechtsanwälte, Notare
- Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
- Unternehmensberater (nicht automatisch – muss geprüft werden)
Technische und naturwissenschaftliche Berufe
- Ingenieure, Architekten
- Chemiker, Physiker
- Vermessungsingenieure
Kreative und informationsvermittelnde Berufe
- Journalisten, Übersetzer, Dolmetscher
- Designer, Fotografen
- Schriftsteller, Künstler
IT und Bildung
- Programmierer, Softwareentwickler (unter Bedingungen)
- Lehrer, Dozenten, Erzieher
💡 Pro-Tipp
Unsicher, ob Ihre Tätigkeit freiberuflich ist? Das Finanzamt entscheidet letztlich – nicht Sie selbst. Geben Sie bei Ihrer Anmeldung eine genaue Tätigkeitsbeschreibung an und holen Sie im Zweifel eine verbindliche Auskunft ein. Die Kosten liegen bei ca. 120 €, können aber viel Ärger sparen.
Vergleich: Freiberufler vs. Gewerbetreibender
Hier die wichtigsten Unterschiede im direkten Vergleich:
| Kriterium | Freiberufler | Gewerbetreibender |
|---|---|---|
| Gewerbeanmeldung | Nein | Ja (beim Gewerbeamt) |
| Gewerbesteuer | Nein | Ja (ab 24.500 € Gewinn) |
| IHK-Beitrag | Nein | Ja (Pflichtmitgliedschaft) |
| Buchführung | EÜR (immer) | EÜR oder Bilanz |
| Handelsregister | Nein | Nur bei Kaufleuten/GmbH |
| Umsatzsteuer | Ja (oder Kleinunternehmer) | Ja (oder Kleinunternehmer) |
| Einkommensteuer | Ja | Ja |
Steuerliche Unterschiede im Detail
Gewerbesteuer
Der größte finanzielle Vorteil für Freiberufler: keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende zahlen ab 24.500 € Jahresgewinn Gewerbesteuer, die je nach Hebesatz der Gemeinde zwischen 7 % und 17 % liegen kann.
In teuren Städten wie München (Hebesatz 490 %) oder Frankfurt (460 %) kann das schnell mehrere Tausend Euro pro Jahr ausmachen.
IHK-Pflichtbeitrag
Gewerbetreibende sind automatisch Pflichtmitglied der Industrie- und Handelskammer (IHK). Der Beitrag richtet sich nach dem Gewerbeertrag und liegt typischerweise bei 150 € bis 500 € pro Jahr.
Einkommensteuer
Beide Gruppen zahlen Einkommensteuer. Es gibt hier keinen Unterschied. Die Umsatzsteuer gilt ebenfalls für beide – es sei denn, Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung.
Buchhaltung: Freiberufler vs. Gewerbetreibende
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Freiberufler dürfen immer die einfache EÜR nutzen – unabhängig von Umsatz und Gewinn. Das spart erheblich Zeit und Kosten gegenüber der doppelten Buchführung.
Gewerbetreibende müssen ab 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn zur doppelten Buchführung und Bilanzierung wechseln.
Buchhaltung in der Praxis
Unabhängig von der Rechtsform brauchen Sie eine saubere Buchhaltung. Mit Lexware Office erledigen Sie:
- EÜR automatisch aus Ihren Buchungen
- Belege digitalisieren per App
- Rechnungen erstellen (auch als E-Rechnung)
- UStVA direkt an ELSTER senden
💡 Pro-Tipp
Als Freiberufler sollten Sie Ihre Tätigkeitsbeschreibung sauber dokumentieren. Wenn das Finanzamt Zweifel hat und Sie rückwirkend als Gewerbetreibender einstuft, drohen Nachzahlungen von Gewerbesteuer und IHK-Beiträgen für alle offenen Jahre.
Anmeldung: Der Weg in die Selbstständigkeit
Freiberufler anmelden
- Finanzamt kontaktieren → Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
- Steuernummer erhalten
- Optional: USt-IdNr. beantragen (für EU-Geschäfte)
- Ggf. Berufskammer beitreten (z. B. Ärztekammer, Architektenkammer)
Gewerbe anmelden
- Gewerbeamt → Gewerbeanmeldung (Kosten: 15–65 €)
- Das Gewerbeamt informiert automatisch: Finanzamt, IHK, Berufsgenossenschaft
- Finanzamt → Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
- IHK → automatische Pflichtmitgliedschaft
Alle relevanten Fristen finden Sie in unserem Steuertermine-Kalender 2026.
Sonderfälle und Grauzonen
Gemischte Tätigkeit
Was passiert, wenn Sie sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig sind? Zum Beispiel: Ein Webdesigner (freiberuflich) verkauft auch Hosting-Pakete (gewerblich).
Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
- Trennbare Tätigkeiten: Sie können beide getrennt buchführen – freiberufliche Einkünfte bleiben gewerbesteuerfrei
- Nicht trennbar: Die gesamte Tätigkeit wird als gewerblich eingestuft (Infektionstheorie)
Programmierer und IT-Berater
Softwareentwickler sind ein häufiger Grenzfall. Freiberuflich ist die Tätigkeit nur, wenn sie ingenieurähnlich ist – also konzeptionell, gestaltend und wissenschaftlich fundiert. Reine Programmierdienstleistungen ohne eigenständige Konzeption gelten oft als gewerblich.
Coaches und Berater
Berater sind nur dann freiberuflich, wenn sie vergleichbar qualifiziert sind wie die im Gesetz genannten Berufe. Ein BWL-Studium allein reicht nicht – die Beratung muss auf einem wissenschaftlichen Niveau basieren.
💡 Pro-Tipp
Wenn Sie in einer Grauzone arbeiten, lassen Sie Ihre Tätigkeit vor der Anmeldung steuerlich prüfen. Ein Steuerberater kann einschätzen, ob Ihre Tätigkeit als freiberuflich durchgeht – und wie Sie Ihre Tätigkeitsbeschreibung optimal formulieren.
Fazit: Die richtige Einordnung spart bares Geld
Der Unterschied zwischen selbstständig und freiberuflich ist mehr als ein Formalismus. Er bestimmt:
- Ob Sie Gewerbesteuer zahlen (oft mehrere Tausend Euro/Jahr)
- Ob Sie IHK-Pflichtbeiträge leisten müssen
- Welche Buchführungspflichten Sie haben
- Wie aufwändig Ihre Steuererklärung wird
Unabhängig von Ihrer Einordnung: Eine professionelle Buchhaltung lohnt sich immer. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung in Lexware Office – egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibender.
Steuerliche Unterschiede auf einen Blick
| Aspekt | Freiberufler | Gewerbetreibender |
|---|---|---|
| Gewerbesteuer | ❌ Keine | ✅ Ab 24.500 € Gewinn |
| IHK-Pflicht | ❌ Keine | ✅ Pflichtmitglied |
| Gewinnermittlung | EÜR (immer) | EÜR oder Bilanz |
| Gewerbeanmeldung | ❌ Nicht nötig | ✅ Pflicht |
| Handelsregister | ❌ Nicht nötig | Optional (Kaufmann) |
💡 Pro-Tipp
Die größte finanzielle Auswirkung ist die Gewerbesteuer: Zwar wird sie auf die Einkommensteuer angerechnet, aber in Städten mit hohem Hebesatz (über 400 %) entsteht trotzdem eine Mehrlast. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob eine Einstufung als Freiberufler möglich ist.
Fazit: Den eigenen Status verstehen
Ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft werden, hat erhebliche Auswirkungen auf Ihre Steuerbelastung und Bürokratie. Klären Sie Ihren Status frühzeitig und passen Sie Ihre Buchhaltung entsprechend an.
Sozialversicherung: Weitere wichtige Unterschiede
Neben den steuerlichen Unterschieden gibt es auch bei der Sozialversicherung relevante Differenzen:
- Rentenversicherung: Einige Freiberufler (Lehrer, Pflegekräfte, Hebammen, Künstler) sind pflichtversichert. Gewerbetreibende grundsätzlich nicht (Ausnahme: Handwerker)
- Künstlersozialkasse (KSK): Nur für freiberufliche Künstler und Publizisten – senkt die Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung um ~50 %
- Berufsgenossenschaft: Gewerbetreibende müssen sich bei einer BG anmelden. Für viele Freiberufler besteht keine Pflicht (außer z. B. für Ärzte, Zahnärzte)
Häufige Mischformen in der Praxis
- IT-Berater: Beratung = freiberuflich, Software-Verkauf = gewerblich → getrennte Buchführung empfohlen
- Designer: Kreativ-Arbeit = freiberuflich, Drucksachen-Handel = gewerblich → Abfärbegefahr!
- Coach: Coaching = freiberuflich (bei pädagogischer Qualifikation), Online-Kurs-Verkauf = gewerblich
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