Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) – Was Selbstständige wissen müssen
15. Februar 2026 · 10 Min. Lesezeit
Seit November 2024 wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) stufenweise an alle wirtschaftlich Tätigen in Deutschland vergeben. Sie soll die Kommunikation mit Behörden vereinfachen und den Datenaustausch in der Finanzverwaltung beschleunigen. Was bedeutet das konkret für Sie als Selbstständige?
Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Die W-IdNr. ist ein eindeutiges Identifizierungsmerkmal gemäß §§ 139a und 139c der Abgabenordnung (AO). Sie dient ausschließlich behördlichen Zwecken und soll zukünftig administrative und steuerliche Prozesse optimieren.
Die Wirtschafts-ID ersetzt dabei nicht Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. – sie ergänzt diese als zusätzliches Merkmal zur eindeutigen Identifizierung Ihrer wirtschaftlichen Tätigkeiten.
Wer erhält eine W-IdNr.?
Jeder, der eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, erhält automatisch eine W-IdNr.:
- Einzelunternehmer und Selbstständige
- Freiberufler
- Kleinunternehmer
- Mitglieder von Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Juristische Personen (GmbH, UG, AG)
- Gesellschafter und Geschäftsführer
💡 Gut zu wissen
Auch Kleinunternehmer erhalten eine W-IdNr. – die Regelung gilt unabhängig von der Umsatzgröße oder der Besteuerungsform.
Aufbau der W-IdNr.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer basiert auf Ihrer USt-IdNr. und wird um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt:
| Bestandteil | Beispiel | Beschreibung |
|---|---|---|
| Länderkürzel | DE | Identisch mit USt-IdNr. |
| Stammbereich (9 Ziffern) | 123456789 | Identisch mit USt-IdNr. |
| Unterscheidungsmerkmal | 00001 | Fortlaufend pro Tätigkeit |
Beispiel: DE 123456789 00001
Das Unterscheidungsmerkmal beginnt mit „00001" und wird fortlaufend erhöht – so können verschiedene wirtschaftliche Tätigkeiten einer Person getrennt voneinander betrachtet und eindeutig identifiziert werden.
Wie erhalten Sie Ihre W-IdNr.?
Die Vergabe erfolgt automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Sie müssen keinen separaten Antrag stellen.
Wenn Sie bereits eine USt-IdNr. haben
Ihre USt-IdNr. ist bereits der Stammbereich Ihrer W-IdNr. Sie wird lediglich um das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal ergänzt. Die Bekanntmachung erfolgte am 30. November 2024 im Bundessteuerblatt.
Wenn Sie noch keine USt-IdNr. haben
Die W-IdNr. wird über Ihr ELSTER-Benutzerkonto mitgeteilt. Voraussetzungen:
- Sie verfügen über ein ELSTER-Konto
- Sie haben der elektronischen Bekanntgabe zugestimmt (unter „Formulare und Leistungen" → „Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe")
Bei Neugründung
Bei einer Neugründung wird die W-IdNr. im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens automatisch zugeteilt.
⚠️ Wichtig: Datenschutz
Aus Datenschutzgründen wird die W-IdNr. weder per Telefon noch per E-Mail mitgeteilt. Prüfen Sie Ihr ELSTER-Konto oder das Bundessteuerblatt.
Zeitplan der Einführung
| Zeitraum | Maßnahme |
|---|---|
| Ab 01.11.2024 | Beginn der Vergabe |
| 30.11.2024 | Öffentliche Bekanntmachung im Bundessteuerblatt |
| 03.12.2024 | USt-IdNr. zugleich als W-IdNr. zu verwenden |
| Bis ca. 2026 | Stufenweise Zuteilung an alle bestehenden Unternehmen |
Auswirkung auf Ihr Impressum
Die W-IdNr. kann zu den Pflichtangaben im Impressum gehören. Gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG (Digital-Dienste-Gesetz) gilt:
- USt-IdNr. vorhanden? → Sie können wahlweise USt-IdNr. oder W-IdNr. angeben
- Keine USt-IdNr.? → Die W-IdNr. muss verpflichtend im Impressum auf allen Online-Präsenzen angegeben werden
💡 Pro-Tipp: Impressum aktualisieren
Prüfen Sie Ihr Impressum auf Website, Social-Media-Profilen und Marktplätzen. Falls Sie keine USt-IdNr. haben und Ihre W-IdNr. erhalten haben, muss diese dort angegeben werden.
W-IdNr. und Lexware Office
In Lexware Office wird die W-IdNr. voraussichtlich in den Stammdaten hinterlegt. Achten Sie darauf, Ihre Geschäftsdaten aktuell zu halten, damit die Nummer korrekt auf Rechnungen und in der E-Rechnung erscheint.
Fazit
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist ein weiterer Schritt Richtung digitale Verwaltung. Für Selbstständige bedeutet sie vor allem: Impressum prüfen und ELSTER-Konto im Blick behalten. Die Vergabe erfolgt automatisch – Sie müssen nichts beantragen.
Warum wird die W-IdNr. eingeführt?
Bisher gibt es in Deutschland ein Wildwuchs an Nummern zur Identifikation wirtschaftlich Tätiger: Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelsregisternummer und mehr. Die W-IdNr. soll all diese Nummern schrittweise vereinheitlichen.
Die Hauptziele:
- Eindeutige Zuordnung: Jede wirtschaftliche Einheit bekommt eine einzige, bundesweit gültige Nummer
- Bürokratieabbau: Statt verschiedener Nummern bei verschiedenen Behörden gibt es perspektivisch eine zentrale Identifikation
- Digitalisierung: Die W-IdNr. ist ein Baustein für die zunehmend digitale Kommunikation mit Finanzbehörden
- EU-Harmonisierung: Angleichung an die Praxis anderer EU-Länder
Aufbau der W-IdNr.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer besteht aus dem Länderpräfix „DE" gefolgt von 9 Ziffern. Das Format ist also z. B. DE123456789 – ähnlich der USt-IdNr., aber mit einem anderen Nummernkreis.
Bei Einzelunternehmen wird die W-IdNr. aus der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-IdNr.) abgeleitet und um eine Unterscheidungsnummer ergänzt. So kann ein Einzelunternehmer, der mehrere Betriebe führt, für jeden Betrieb eine eigene W-IdNr. erhalten.
Zeitplan: Wann kommt die W-IdNr.?
| Phase | Zeitraum | Betroffene |
|---|---|---|
| Phase 1 | Ab November 2024 | Unternehmen mit USt-IdNr. |
| Phase 2 | 2025–2026 | Alle übrigen wirtschaftlich Tätigen |
| Vollständig | Perspektivisch | Ersetzt Steuernummer auf Rechnungen |
💡 Pro-Tipp
Sie müssen die W-IdNr. nicht beantragen – sie wird Ihnen automatisch per Post zugestellt. Bewahren Sie das Mitteilungsschreiben sorgfältig auf und aktualisieren Sie Ihre Rechnungsvorlage, sobald die Pflicht zur Angabe auf Rechnungen eingeführt wird.
Auswirkungen auf Ihre Rechnungen
Aktuell müssen Sie auf Ihren Rechnungen entweder Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. angeben. Perspektivisch wird die W-IdNr. die Steuernummer auf Rechnungen ersetzen.
Was das für Sie bedeutet:
- Kurzfristig (2025–2026): Keine Änderung nötig – die bisherige Steuernummer oder USt-IdNr. reicht weiterhin
- Mittelfristig: Wenn die Pflicht kommt, müssen Sie Ihre Rechnungsvorlage anpassen und die W-IdNr. statt der Steuernummer angeben
- Lexware Office: Die Software wird die W-IdNr. automatisch integrieren, sobald die Pflicht greift
W-IdNr. und Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer erhalten eine W-IdNr. – sie wird allen wirtschaftlich Tätigen zugeteilt, unabhängig von Umsatzsteuer-Status oder Unternehmensform. Die W-IdNr. ist lebenslang gültig und ändert sich auch bei einem Wohnortwechsel nicht.
Fazit: W-IdNr. im Blick behalten
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist ein wichtiger Baustein der Digitalisierung der deutschen Steuerverwaltung. Für Selbstständige bedeutet sie kurzfristig keinen Handlungsbedarf – mittelfristig müssen Sie aber Ihre Rechnungsvorlagen anpassen. Halten Sie sich über die aktuellen Steuertermine und -fristen auf dem Laufenden.
W-IdNr. vs. andere Nummern: Abgrenzung
| Nummer | Format | Vergeben von | Zweck |
|---|---|---|---|
| Steuer-IdNr. | 11 Ziffern | BZSt | Private Person, lebenslang |
| Steuernummer | 10–13 Ziffern | Finanzamt | Steuerpflicht, ändert sich bei Umzug |
| USt-IdNr. | DE + 9 Ziffern | BZSt | EU-Geschäfte |
| W-IdNr. | DE + 9 Ziffern | BZSt | Wirtschaftliche Tätigkeit, lebenslang |
Die W-IdNr. wird langfristig die Steuernummer ersetzen – sowohl auf Rechnungen als auch in der Kommunikation mit dem Finanzamt. Die USt-IdNr. bleibt daneben für innergemeinschaftliche Geschäfte bestehen.
Checkliste: So bereiten Sie sich vor
- Warten Sie die automatische Zuteilung per Post ab – kein Antrag nötig
- Bewahren Sie das Mitteilungsschreiben des BZSt sorgfältig auf
- Tragen Sie die W-IdNr. in Ihre Buchhaltungssoftware ein, sobald sie kommt
- Aktualisieren Sie Ihre Rechnungsvorlage, wenn die Pflicht zur Angabe greift
- Informieren Sie ggf. Ihren Steuerberater
Häufig gestellte Fragen zur W-IdNr.
Muss ich die W-IdNr. auf meiner Website angeben?
Nein, derzeit besteht keine Pflicht, die W-IdNr. im Impressum anzugeben. Die Impressum-Pflichtangaben (Steuernummer oder USt-IdNr.) bleiben vorerst unverändert.
Kann ich die W-IdNr. schon jetzt nutzen?
Ja, sobald Sie die W-IdNr. erhalten haben, können Sie sie freiwillig auf Rechnungen und in der Korrespondenz nutzen. Die Pflicht zur Angabe auf Rechnungen ist aber noch nicht in Kraft.
Was passiert mit der alten Steuernummer?
Die Steuernummer bleibt vorerst gültig und wird parallel zur W-IdNr. verwendet. Erst wenn die gesetzliche Umstellung vollständig ist, ersetzt die W-IdNr. die Steuernummer auf Rechnungen.
Bekommen auch Freiberufler eine W-IdNr.?
Ja, alle wirtschaftlich Tätigen erhalten eine W-IdNr. – Freiberufler, Gewerbetreibende, Landwirte und auch juristische Personen. Die Unternehmensform spielt keine Rolle.
W-IdNr. und die E-Rechnung
Die W-IdNr. wird perspektivisch auch in E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) als Pflichtfeld aufgenommen. Lexware Office wird diese Integration automatisch bereitstellen, sobald die technische Spezifikation veröffentlicht wird.
Buchhaltung aktuell halten?
Wir helfen Ihnen, bei Änderungen wie der W-IdNr. den Überblick zu behalten und Ihre Lexware Office-Einrichtung aktuell zu halten.